如何开会 - 百姓网的开会模版(拿去不谢)

如下是百姓网如何开会的一个总结。我把这个总结分享给大家。若是能够启发更多的组织开更好的会,我们将无比开心。


一个公司的创造过程基本上可以分成两种基本形式:其一,一个人的独自思考,独自工作;其二,两个或以上的人共同思考,共同工作。鉴于后者的成本高于前者,所以更加需要规范保证其高效。

在百姓网,我要求所有的会议必须按照如下规则进行。

我们认可一大类会议是随机发生的。这种会议我们从来都没有意识到是一种会议形式。比如有些人在阳台或者楼梯间抽烟的时候随机的聊一聊;座位相邻的人互相问一个简单的问题;每天晚上大家一起出去聚餐席间的闲聊;公司赞助的各种体育活动,或者早餐晚餐中的闲聊;或者每个季度各个团队的国内或者国外大敖小敖。。。所有这些会议我们不做要求。必须明确的是,我们非常的鼓励这样的沟通。我们认为这样的非正式,个人对个人的沟通的效率远高于正式的会议。它们对于建立信任,互通有无,相互理解的作用也远远超过正式的会议。公司里面常说的:“座位表远重要过组织架构表”并不是玩笑。坐得近的人这样的非正式的沟通远超过坐得远的人。对于这种非正式沟通的认可和鼓励是我们组织非常鲜明的个性。

而本篇文章所着重讲述的是另外一个大类的会议的组织形式:就是正式的会议。

从2016年7月份开始,我们强制要求所有百姓网的正式会议按照本文所要求的形式进行。

会议形式:

每一个会议必须明确一名主持人。主持人负责在会议开始前明确如下内容:

  1. 目的

  2. 限制条件

  3. 议程

  4. 会前准备

  5. 角色

分述如下:

目的

所有的会议都需要有一个明确的目的。我理解大家会觉得有些会议的目的比较难定,但我们要求,所有的会议必须有目的。本文就是帮助大家确定会议的目的。

目的里面基本上规定了这个会议的类型。如果实在没有办法确定,如下是一些备选的类型。在这些类型的基础上再加上一些定语就很容易形成一个会议的目的。当大家选择了一个会议形式(这个形式常常做为目的的最后一个词)之后,再加上这个会议的具体的目标就形成正式的会议的目的。

  1. 决定会议。这个会议是需要做决定的。决议会议必须明确角色,谁是做决定的那个/那些人。不见得是层级最高的,但是一定要在开会之前明确。这是最主要的会议类型。不准确的直觉评判大约70%的公司会议应该是这种类型。这种类型的会前工作就很重要。最好是有材料支持大多数参与者在会前可以做出决定,然后在会上讨论,而不是当场做个体的决定。决定会议是阐述个人决定并且达到一致的过程而不是个人决定过程。

  2. Workshop。Workshop的类型是一定要有练习的。通过练习让大家实际上体会到一些东西。没有练习或者小组实战的,或者没有期待大家齐心合力解决问题的,就叫培训好了,不要叫Workshop。

  3. 培训。这个简单,列出明确的培训目标,越实在越好。哪怕培训目标是知道“公司有三个会议室并且可以说出名称”也是比没有目标好的。

  4. Pizza会。英文把这个会议叫做”brown bag”会,原来的意思就是一种每个人自己的带饭的午餐会,会议的主题就是分享任何大家愿意分享的,无论是自己组上线的新的东西,到刚刚休假去的一个美丽的海岛,到如何带孩子,什么都可以。要求就是不可以有任何的决定,不允许有任何的必须参加的人员,完全是一种信息分享。在百姓网的Pizza会议规定必须是中午12点到13点。Pizza 会议会提供2个Piazza,对吃饭的种类和剂量没有要求就来分享Pizza,有要求的自己带饭就可。

  5. 1:1。团队成员和直属经理对于职业发展,工作难题的私人的会议。这种会议公司倡导的方向是关注个人发展而非项目或者目标。项目与目标自然有其他的类型来承担。

  6. 群英会。跨团队协作的2个小时的会议。不可以多一分钟也不可以少一分钟,一种增强团队间信任和信息共享的会议形式。

  7. 记者招待会。这是当一个团队对于另外一个团队有明显和集中的的问题的时候可以发起一种会议。这种会议通常是邀请相关团队最有发言权的一个人(常常是另外一个团队的负责人)参加,由本团队成员直接无拘束的提问,嘉宾进行回答的一种会议形式。

  8. 其他。当然百姓网还会有其他很多种会议形式,比如《乐高》,《第四象限日》,《Case Review》,《Case Triage》等等方式,大家可以自己翻看Tower 上的文档。当然未来还会有层出不穷的新的形势。我们期待新的会议形式如同代码层面心得class一样被创造出来,然后遵照适者生存的原则优胜劣汰。若有其他大家觉得非常需要的类型,请发邮件到ceo@baixing.com,或者直接起个名字用起来就好。

限制条件

限制条件是比会议目的更加强有力的一个约束条件。会议只有在限制条件达到的前提上,再考虑会议目的达成才能算是一个成功的会议。限制条件可以由发起人随意设置,任何发起人认为必须设置的边界都可以被列为限制条件。如下是公司常用的限制条件,。

  1. 时间。通常每个会议必须的一个限制条件就是时间。常用的有30分钟,60分钟,120分钟几种选择。若是超时,无论目的是否达成都可以判定会议失败(在百姓网特定的会议失败组织者是会需要向参会者群发红包的,提请特别注意)

  2. 讨论规范。根据不同的会议类型,大家可以从如下的规范中间选取(我都被自己的服务精神感动了)。大家会发现如下的规范是互斥的。这就是代表着这个公司的一个追求:具体是什么规范不重要,我们把规范授权给回忆的召集者根据具体的会议随意定制,且我们作为一个组织承诺我们只要参会就依据召集者的规范进行会议。

    1. 同时只能有一个对话。一个时间只能一个人讲话

    2. 一次抽象原则

    3. 最终一定有定稿,无论质量 vs 质量优先,大家全票通过的放进阶结论,其他不能达成全员通过的放弃。

    4. 讨论不可以涉及xxxxx,超过即被判为越界

    5. 必须有阶结论,必须有明确的下一步

    6. 不进入具体讨论,仅仅对最大的方向达成共识

    7. 本会议的形式是头脑风暴,具体限制条件参见头脑风暴准则

    8. 最终一定要有一个初稿;所有人非常同意的就写,没有感觉的就不写。

    9. 等等等等。只要是会议组织者认为帮助这个会议更好的进行的规则都可以写到限制条件里面去。

总结一下,限制条件是会议成功的必要条件,结局只会有达到和失败两种状态。当限制条件失败后会议就失败了,而不论目的是否达到。所以从这个角度来说,限制条件是比目的更加强的一个约束。希望各位会议组织者能够善用这个机会,让会议更加的有效。

日程

日程是第三大重要的需要明确的事情。日程是把30分钟,或者60分钟,或者两个小时的会议时间按照讨论的合理逻辑进行划分的工作。时间本来就是如流水一样连续的东西,上一分钟和下一分钟没有区别,但是正是因为日程的存在让时间有了一些分割线。而这些分割线把时间无中生有的划分为不同的主题,从而把参会者的注意力协调一致的分割成了整齐划一的阶段。这些都有助于在会议限制条件下达成最终的会议目的。

会议的议程必须在开会前确认。正因为会议的讨论还没有开始,所以更有助于组织者以上帝的视野来通观全局来决定什么议题应该话费多少时间 。典型的会议日程包括如下内容:

  1. 明确会议目标限制条件以及会议日程。这个部分通常需要5分钟。千万不要试图把这部分压缩到少于5分钟,因为你会发现对于今天的回忆的目的的阐述,限制条件的重申,尤其是什么时间我们期待每个角色做什么事情的阐述和一致认知,对于会议的成功与否有决定性的作用。按照经验,除非你有特别的原因,准备5分钟来做这件事情总归没错的。

  2. 讨论议题陈述。常常需要5分钟的时间交给最熟悉讨论的议题的人进行陈述。这个陈述绝不应该是第一次,应该在会议之前的阅读材料就应该让大多数人从自己的角度有所了解,但是这个现场的陈述一定可以帮助大家获得一致的背景资料用来帮助大家讨论。经验之谈,这部分不应该超过5分钟。

  3. 讨论。这部分是自由讨论时间。对于5个人的讨论应该在15分钟到20分钟之间,根据参与讨论的人员还可也能够有增减。这是最关键的部分。如果时间允许可以适当延长。

  4. 结论和下一步。这部分也被纳入模版,是没有更好的理由则不可改变的部分。在会议结束的时候一定需要5分钟的时间确认下一步的工作,负责人以及截止时间。缺省情况下会在下一次同种类会议前画10分钟进行回顾。

  5. 一个可选的环节是5分钟的对于会议本身的回顾:如何可以把类似的会议开得更加高效?什么是做得好需要继续保持的?什么是做的不好需要改进的?这属于会议本身的挖坟的一部分,若有时间,且会议刚刚开启的时候可以加入。

如上是一个大纲,会议组织者需要在开始之前把会议的日程发出,并且在开始前用5分钟的方式陈述。如果在这五分钟里面收集到任何可以改动日程的建议,那是非常得体且珍贵的,望大家重视。没有比确认日程更加能够系统性的提高会议效率的事情了。

角色

角色也是在会议筹划中必须体现规划的。若没有任何的规划,会议的所有参与者都会像参加所有的会议一样安静的,舒适的,没有什么紧迫感的窝在会议室的一角,看似勤奋实则是休息的好时机。我们对这种现象坚决说不。通过角色的设定,可以让每个人的肾上腺素足够分泌到全情投入。如下是百姓网历史上常用的角色:

  1. 主持人(必须)这是任何会议必须的。主持人缺省就是发起者。主持人的角色是,明确会议目标,限制条件,日程和角色(就是会议的前5分钟的工作),在讨论的时候确保讨论按照会议的限制条件,角色,和目标进行。好消息是,主持人可以不参与讨论。只有当讨论跑偏的时候才需要干预。

  2. 动议者。大多数的会议,尤其是决策会议,需要一个动议者。这个动议者负责提供动议以及支撑的资料。之所以成为动议,就是行动的建议。对于决策会议,决策人的任务根本上就是给出同意或者反对二选一的选择而不需要给出更多的结论。

  3. 参与者/决策者。若是明确需要一个人或者多个人决策,则明确的在会议的邀请中给出。若是没有,则是所有参与者共同决策。会议召集者需要明确在后者的情况下如何决策(全票还是多数,还是2/3等)。明确的决策流程帮助大家做更高效的决策。

  4. 旁观席。任何的会议都可以设置旁观席。旁观席的作用是为了培训和传承。为了会议效率考量,旁观席的要求是,从会议开始到结束,旁观席必须如壁纸一样的安静。只有听的权利没有发出任何声响的权利。旁观席的设立是为了让相关团队,团队除了参会代表以外的梯队成员熟悉决策流程,获取信息,准备下一次参与会议的培训环节。旁观席的设立保证了组织的传承。当旁观一定次数之后可以考虑在会议组织者的安排下正式参与会议。

  5. 记录员。记录员负责做会议记录,并且在会议的当天(百姓网规定是会议发生日的24:00分之前)向与会者发出会议记录且在Tower系统中归档会议记录。会议记录,尤其是其中的下一步环节将作为下一次同一种类会议开会前10分钟回顾的标准环节。超过2400的情况会需要向与会者发不少于100块的红包。

  6. 计时员。在会议时间敏感的情况下可以指定计时员。通过把主持人的一部分工作外包可以让主持人专注在内容上,同时提高参会者的参与度。

会前准备

还有一些会议,可以通过会前准备的方式令会议更加高效。会前准备包括:

  1. 阅读材料。有的时候一篇论文,一篇管理学的论述,一些背景资料,一些报表,都可以帮助与会者提前获得类似的视野,从而节省会议的时间。基于文本的对话是很多的机构证明行之有效的讨论方式。基于一个(哪怕是错误的)文本的讨论,更容易让大家对于基本概念达成一致,不至于离题过远,或者花费宝贵的会议时间达成概念和定义上的一致。

  2. 议题和材料。若有动议,建议把动议和支持材料会前发出,以便于参会者在参会之前就可以根据材料做出同意或反对的决定。如此,会议的讨论环节会更加高效。

  3. 其他功课。还有任何其他的功课,比如了解某话题的具体细节,某人提前对于某种状况的总结和陈述等,都可以在会前提出。

会前准备的基本理念是,通过少数人,或全部参会者会前的准备,可以大幅的减少开会这样的非常耗时的活动中的时间损耗,从而提高参会效率。

为了强制会前准备,百姓网常用的办法是在正式会议中加入3分钟的考试环节。虽然现在还没有公司级别的惩罚措施,但是考试环节的确极大的促进了会前准备的完成率。

备注

如上就是百姓网开会的基本方式,包括了目的,限制条件,日程,角色,和会前准备。百姓网的同事,若是没有思路,可以从此获得灵感。若是觉得任何部分可以改进,增加,或者忽略,非常欢迎。就如公司的大多数的机制一样,我们反对固化的流程。如上列举的是按照尽可能完善的角度进行的。即便是我召开的会议也不见得所有的部分都俱全。公司应该鼓励规范,这样一群人的知识才可以积累和传承,更需要鼓励改变,这样才能不守旧,可以不断改进。所以除了公司的核心理念和核心目的之外,没有什么是不能变的,如果有任何好的原因,任何规范,包括这个,都是可以被任何人随意更改的,更不用说公司外面的读者了。

本会议指南将随着公司的发展,经过每个实习生在内的参与者的贡献不断的改进,本文档受到罗伯特议事法则,Scram,Agile,以及Facebook的会议模版启发而成,一并感谢。若是本文档能帮助更多组织开更好的会,我们将无比荣幸。

题图:日本北海道二世谷,2016

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